Acta to koncepcja, która pochodzi z języka łacińskiego i może być używana w odniesieniu do różnych typów dokumentów . Pierwsze znaczenie wymienione w słowniku Royal Spanish Academy ( RAE ) odnosi się do pisemnego zapisu tego, co zostało omówione lub zatwierdzone podczas zgromadzenia, spotkania lub innego rodzaju spotkania.

Na przykład: "Muszę znaleźć protokół z ostatniego zgromadzenia akcjonariuszy: chcę wiedzieć, czy umowa z chińskim rządem została zatwierdzona przez wszystkich, czy nie ", "Rada dyrektorów klubu stwierdziła w protokole z posiedzenia, że ​​instytucja jeszcze nie otrzymał dotację obiecaną przez władze ", " Przed odejściem, panowie właściciele, proszę, nie zapomnijcie podpisać ustawy " .

Akt w tym sensie pozwala poświadczyć i potwierdzić to, co zostało omówione . Jest to zasób formalny, wykorzystywany na spotkaniach zwoływanych przez mechanizmy prawne. Zazwyczaj dokumenty te są przechowywane w książce minutowej. W ten sposób książka minutowa klubu, aby przytoczyć sprawę, składa się z protokołów z różnych spotkań partnerów.

Liczne są oficjalne spotkania, które wymagają sporządzenia protokołu, takiego jak sesja pełnej rady miejskiej lub wydziału. Niezależnie od tego, należy wziąć pod uwagę, że wspomniany dokument został przygotowany przez sekretarza i że musi zawierać szereg istotnych danych:
- Dzień, miejsce i data, w której dana czynność ma miejsce.
- Lista imion i nazwisk osób, które biorą udział w spotkaniu.
-Czas rozpoczęcia spotkania.
- Ważne jest również, aby zebrać interwencje każdego z członków uczestniczących.
-Jeśli jest to logiczne, nie mniej ważne jest, że protokół będzie musiał zebrać wszystkie decyzje i umowy, które zostały podjęte. W tym sensie ważne jest podkreślenie, że należy dokładnie odnotować, w jaki sposób głosowano, na jaką głosowała każda osoba i, oczywiście, z większością, że dane porozumienie zostało osiągnięte.
- Należy również odnotować propozycje poruszane na spotkaniu, a także wszelkie incydenty, które mogą wystąpić w trakcie tego spotkania.
- Ostatecznie należy ustalić czas, w którym odbyło się posiedzenie, a także podać odpowiednie podpisy.
- Po sporządzeniu protokołu, w przypadku posiedzeń plenarnych gmin, kopia zostanie dostarczona przedstawicielom partii politycznych w celu wydania zgody lub złożenia wniosku o zmiany.

Ustawa jest także oficjalnym zaświadczeniem o pewnych zdarzeniach lub zdarzeniach: "Jeszcze nie otrzymałem aktu zgonu", "Według aktu urodzenia znalezionego przez śledczych, pisarz urodził się 4 marca 1876 r. W Caracas", " Aby ubiegać się o kredyt, muszę przedstawić mój dokument tożsamości, akt ślubu i ostatni dowód wypłaty . "

Niektóre traktaty i porozumienia mogą być nazywane protokołami, takimi jak jednolity akt europejski (który doprowadził do powstania Unii Europejskiej ) oraz Akt Unii między Danią a Islandią (podpisany w 1918 r .).