Pojęcie siedzenia ma inne znaczenie. Termin ten, ogólnie rzecz biorąc, jest związany z meblami, które pozwalają na siedzenie, będąc używane jako synonim ławki, krzesła lub fotela . Koncepcja w każdym razie pochodzi od czasownika (usiądź, umieść coś stanowczo, zapisz).

Natomiast rachunkowość jest przymiotnikiem, który wspomina o tym, co wiąże się z księgowaniem (dyscypliną, która umożliwia utrzymanie rachunków lub zdolności związane z umiejętnością przetwarzania rzeczy jako obliczeń).

W związku z tym zapis księgowy to napis, który jest tworzony w księdze rachunkowej i który pozwala rejestrować ruch handlowy lub ekonomiczny, który zmienia aktywa organizacji.

Ta modyfikacja kapitału jednostki może być dodatnia lub ujemna, zgodnie z cechami siedziby. Zazwyczaj system księgowania opracowywany jest w podwójnej strukturze, tak aby ruchy były rejestrowane w aktywach i pasywach .

Aktywa rejestrują dochody lub kredyty dla jednostki, a Zobowiązania rejestrują płatności, wypływy pieniężne i długi. Logika podwójnego systemu polega na tym, że każdy ruch wpływa na co najmniej dwa konta (jeśli zwiększa aktywa, zmniejsza odpowiedzialność i odwrotnie).

Gdy siedzenie wpływa na pojedyncze konto Zasobu i jedno konto Pasywne, jest ono określane jako proste stanowisko . Jeśli z drugiej strony ruch wpływa na inne dodatkowe rekordy, jest kwalifikowany jako pozycja złożona .

Należy zauważyć, że zapisy księgowe mogą zawierać różne dane. Wielkość ruchu jest niezbędna, chociaż zazwyczaj zapisuje się również datę, na jaki rachunek wpływa i opis, który podsumowuje charakterystykę działania.