Pojęcie pomocniczego, które pochodzi od łacińskiego słowa auxiliāris, służy do zakwalifikowania osoby lub rzeczy, która zapewnia pomoc lub jakąś pomoc . Z kolei administracja odnosi się do tego, co jest związane z administracją (akt organizowania lub organizowania zasobów, aby osiągnąć cel).

Pojęcie asystenta administracyjnego odnosi się do pozycji lub stanowiska pracy, które istnieje w większości firm . Asystent administracyjny ma za zadanie rozwijać różne działania administracji firmy .

Asystenci administracyjni wykonują typową pracę biurową: archiwizują dokumenty, wykonują dokumenty, zarządzają porządkiem obrad itp. Zwykle ludzie ci służą hierarchicznemu przełożonemu, pomagając mu w wypełnianiu jego zadań.

Kierownik firmy może na przykład poprosić asystenta administracyjnego o zebranie wszystkich faktur z zakupów dokonanych w ostatnim półroczu w celu analizy wydatków, obowiązujących gwarancji i innych danych . Z drugiej strony, asystent administracyjny może zostać poproszony o skontaktowanie się z klientami, którzy rejestrują zadłużenie w firmie w celu uzgodnienia, kiedy kolektor może wypłacić płatność.

Asystent administracyjny musi posiadać wiedzę na temat obsługi klienta i dostawców, marketingu, technik handlowych, standardów jakości, protokołu, relacji międzyludzkich, dokumentacji i technologii informacyjnej. Im więcej wiedzy posiada asystent administracyjny, tym lepiej może on / ona rozwijać swoją pracę i tym więcej możliwości będzie musiał rozwijać w wewnętrznej strukturze organizacji.

Chociaż czasami ta praca nie cieszy się dużym szacunkiem ze strony społeczeństwa, ponieważ nie jest ona na wysokim poziomie hierarchicznym, konieczne jest podkreślenie, że biura nie mogłyby funkcjonować prawidłowo i skutecznie, gdyby nie asystenci administracyjni . Szeroka i różnorodna liczba zadań, które wykonuje codziennie, należy rozpatrywać łącznie, aby docenić ich znaczenie.

Tak istotna jest obecność asystenta administracyjnego w firmie, której praca w dużej mierze zależy od wykorzystania informacji i funkcjonowania systemów administracyjnych. Poniżej omówimy niektóre z jego najważniejszych funkcji:

* obsługa administracyjna : odbywa się to za pomocą fotokopii dokumentów, archiwizacji, wysyłania wiadomości za pomocą środków cyfrowych, pomocy telefonicznej, zarządzania wejściami i rejestracji wiadomości przychodzących. Oprócz tych konkretnych zadań, często zdarza się, że zastępują oni personel centrali telefonicznej i odbiór, gdy są nieobecni;

* Zarządzanie korespondencją : chociaż w ostatnich dekadach ilość korespondencji fizycznej znacznie spadła z powodu przeludnienia Internetu, firmy nadal wysyłają i otrzymują paczki, a praca asystenta administracyjnego jest kluczowa dla wszystkiego, aby osiągnąć cel;

* zarządzanie plikiem : ten punkt może wywoływać zamieszanie, ponieważ w dużych firmach zwykle istnieje określona pozycja do administrowania plikiem . Jednakże, gdy objętość dokumentów nie jest tak duża, asystent administracyjny może przejąć zamówienia i przechowywać je do późniejszego wykorzystania;

* kontrola personelu : wśród ich zadań w tej dziedzinie jest rejestr nieobecności, przepracowanych godzin, praw do dni wolnych i roszczeń;

* transkrypcja tekstów : często można poprosić o przesłanie szkicu do komputera lub przepisanie nagrania;

* Rachunkowość : jak gdyby powyższe wszystko było niewystarczające, niektórzy asystenci administracyjni mają obowiązek wykonywania takich zadań, jak przygotowanie faktur i obliczanie wynagrodzeń, składek na ubezpieczenie społeczne, odliczanie podatków i kosztów zamówienia