Zlecenie zakupu lub dokument zamówienia to dokument, który kupujący dostarcza sprzedawcy w celu zamówienia określonego towaru . Zawiera szczegółowe informacje na temat kwoty do zakupu, rodzaju produktu, ceny, warunków płatności i innych ważnych danych dla operacji komercyjnej.

Na przykład: "Juana, weź zamówienie od Martineza i przygotuj zamówienie, które zostanie odebrane w ciągu jednej godziny", "Zlecenie zakupu właśnie dotarło na kwotę 5000 USD", "Nie rozumiem, co się stało: w firma mówi mi, że nigdy nie otrzymała zamówienia . "

Ogólnie rzecz biorąc, zamówienie kupna wymienia miejsce i datę wydania, nazwę i adres kupującego i sprzedającego, informacje podatkowe, szczegóły zamówionego towaru oraz warunki płatności i dostawy. Ważne jest, aby wyjaśnić, że niniejszy dokument nie jest ważny jako faktura .

Zamówienie zakupu ma co najmniej jeden duplikat, ponieważ oryginał jest dostarczany do sprzedawcy, a kupujący przechowuje duplikat. W ten sposób obaj mają dowód operacji, która zostanie określona: nabywca, aby wykazać, jakie towary zażądał; sprzedawca, aby przygotować zamówienie i rozpocząć proces fakturowania.

Krótko mówiąc, można powiedzieć, że zamówienie zakupu jest pisemną prośbą o określone produkty po ustalonej cenie oraz z pewnymi warunkami płatności i dostawy. Jest to zezwolenie, które kupujący udziela, aby otrzymać fakturę na zakup towaru.

Jest znany jako otwarte zamówienie zakupu dla tego, którego ważność trwa do momentu, gdy jego emitent wyraźnie je anuluje. Należy wspomnieć, że może się to również zdarzyć z pewnych szczególnych powodów, takich jak fakt, że dany składnik aktywów już nie istnieje lub że jego cena rynkowa przekroczyła limit ustalony na początku umowy. Korzystanie z otwartego zamówienia to kilka korzyści dla firm, niektóre z nich wyjaśniono poniżej:

* Po pierwsze, zamówienie zakupu ułatwia pracownikom obliczanie odpowiednich poziomów zapasów, a także pomaga im dokładniej wykrywać, kiedy konieczne jest złożenie nowego zamówienia. Po stronie kupującego pozwala na bardziej efektywną kontrolę kosztów poprzez zastosowanie środków oszczędnościowych, takich jak inwentaryzacja typu " just in time" ;

* Dostawcy mogą wiedzieć, czy konkurenci mają równe szanse w firmie dzięki licytacji. Należy pamiętać, że im więcej konkurencji, tym wygodniejsze będą ceny dla kupującego. Ponadto otwiera to przed nim drzwi, aby wpłynąć z większą siłą na negocjacje, aby uzyskać dla niego korzystniejsze umowy;

* biorąc pod uwagę, że ceny otwartego zamówienia zakupu pozostają stabilne przez określony czas, służy to zwalczaniu potencjalnej inflacji;

* jednym z podstawowych punktów jest pewność, że tego rodzaju zamówienia dostarczają dostawcom i nabywcom informacji o kosztach usług i towarów. Istnieje szereg gwarancji dotyczących ceny, ilości, warunków płatności i wymogów dostawy, które generują spokój dla obu stron;

* daje dostawcom pewność, że będą oni okresowo otrzymywać określony dochód;

* gdy zamówienie ma znaczną wartość, a kupujący jest ważną firmą, sprzedawca może użyć otwartych zamówień zakupu w celu utworzenia linii kredytowej;

* skraca czas potrzebny na złożenie zamówienia, ponieważ proces zakupu jest kodowany w otwartej kolejności, co pozwala kupującym wykorzystać ten czas na inne problemy.